1. Надёжнее напечатать на бумаге и отправить письмо по почте. Поскольку большинство народу в наши дни предпочитает все вопросы решать по электронной почте, получение письма по обычной почте означает для них что вы настроены очень серьёзно и не поленитесь добиться своего.
2. Письмо должны быть коротким: строка обращения, 2 короткиx абзаца по сути, заключительная строка, искренне ваш(а).
2. Первый абзац начинается со слов my records indicate. Это - необходимо! Это означает (даже если вы блефуете, но они-то наверняка не знают) что у вас а) не только записи в блокноте, но и документики-копии, б) умение тягаться грамотно, в) вы вцЕпитесь бульдогом, и д) может, и до суда дойдёт.
3. В первом абзаце излагаете суть дела: Вы обещали мне предоставить, такого-то числа я заплатила столько-то, шкварочки всё не было, такого-то числа я позвонила говорила с тем-то и он обещал то-то, такого-то числа такой-то представитель сказал, воз и ныне там.
4. Во втором абзаце излагаете чего конкретно требуете: Вернуть, возместить, доделать, прекратить присылать счета, не дёргать вас (if relevant).
В заключительной строке пишите что если до такого-то числа не возместят, сделаете то-то (пожалуетесь официально в вышестоящую организацию, у нас тут есть такая для банков, для компаний по средствам коммуникаций, ещё разные) или подадите в суд. На маленький местный бизнес можно пожаловаться в местную chamber of commerce.
У нас, как видят начало my records indicate - фсё, понимают: лучше сдаться.
Ошибка: а) излагать что там у вас наболело и б) взывать к совести и человечности.